労務ニュース スマイル新聞

2009年1月 8日 木曜日

平成21年1月8日(第233号)...募集・採用における個人情報の取扱い

個人情報・履歴書等の取扱いについては、平成17年4月全面施行の個人情報保護法に基づき、留意が必要です。労働者の募集・採用時などに関しての注意点をあげてみました。
個人情報保護法に基づく規制
1.個人情報保護法に基づき、使用者は、応募者(労働者)の個人情報を取り扱うに際して、その利用目的を特定しなければなりません。利用目的を特定するにあたっては、厚生労働省からの指針の一部は次の表現をご参考にしてください。
・雇用契約の締結の際にご記入いただいたご家族等の氏名、住所、電話番号は、ご本人が万一のことがあった際の緊急連絡先としてのみ使用させて頂きます。
   ・当適性検査の結果は、今後、社内における人員配置を検討する際の資料としてのみ利用させて頂きます。
   ・人事労務管理にかかわる諸手続(年金・労働保険等)を行う際に、当社人事課職員がその目的に限って使用いたします。
  2.応募者(労働者)から個人情報を取得するにあたっては、使用者は利用目的の明示または通知もしくは公表を行わなければなりません。
  3.個人情報保護法では、個人情報の取得手段についても、不正の手段により取得された個人情報は、本人の権利利益を侵害するおそれが高いことから、「偽りその他の不正の手段」を用いることが禁止されています。
中途採用に際しての元勤務先からの情報収集
 募集・採用段階の情報収集において、元勤務先企業への照会は「第三者からの間接収集」に該当します。その照会自体について本人から事前同意を得る必要があります。
 照会を受けた元勤務先企業は、応募者(元従業員)の情報を提供することは、個人情報保護法23条の「第三者への情報提供」に該当し、同16条の「利用目的による制限」に抵触することから、本人から事前同意を得ない限り、情報提供を行うことは許されません。よって、照会への回答に伴う元勤務先企業の法的責任を免れるためには、「第三者への情報提供」等についても、事前に同意を得ておく必要があるといえます。
不採用者の個人情報の取扱い
不採用者の個人情報の取扱いについては、個人情報保護法は具体的義務を課していません。職業安定法5条の4に関する指針に従って、原則として、法令上保管義務のある情報を除き、速やかに返却または破棄・削除を適切かつ確実に行うべきでしょう。
(スマイルグループ 社会保険労務士) 



投稿者 イケダ労務管理事務所

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