労務ニュース スマイル新聞
1999年12月23日 木曜日
★第１６号（１２／２３）適切な帳簿書類の保存を心掛けましょう！！★
１． 帳簿書類の保存期間
帳簿書類の保存期間は、次のようになっています。
◎労働者名簿、賃金台帳、その他雇入、解雇、災害補償、賃金等の労働関係に関する
重要書類 ⇒ ３年
◎健康診断個人票 ⇒ ５年
◎現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳等 ⇒ ７年
◎損益計算書、貸借対照表、棚卸表等 ⇒ ７年
◎領収書、小切手帳控、預金通帳、借用書等 ⇒ ７年
◎有価証券受渡計算書、社債申込書等 ⇒ ７年
◎契約書、請求書、見積書等 ⇒ 中小５年、大７年
◎納品書、送り状、貨物受領証、出入庫報告書、検収書等 ⇒ ５年
※「中小法人等」とは、普通法人等のうち事業年度終了時の資本金が１億円以下であるもの等をいいます。
２．ファイリングの基本
ファイリングシステムとは、「書類を有効に活用するために、一定の約束のもとに分類・整理して、保管・保存し、廃棄にいたるまでの一連の管理制度」のことです。
書類には、保管→保存→廃棄というライフサイクルがあります。書類の使用頻度に応じて、的確に保管から保存・廃棄へと流れる仕組みを作り、管理します。
３．整理よければ、すべてよし
書類探しをラクにするためにまず必要なのは、書類サイズの統一や書類戻しの実行です。
書類のサイズがまちまちであれば、同じ場所にファイルしたくても、うまくまとめきれません。
また、たいていの人は書類の検索には全力を尽くしますが、用が済むと適当なところに戻してしまいがちです。
これでは再び同じ書類を検索する際、余計な時間と手間がかかってしまいますし、他のスタッフにも迷惑がかかります。
「書類探しを1日に10分減らすだけでなんと1億円の経費が浮く!?」と言うのは、極端な例えですが、これはオフィスに千人の人間が働いて、それぞれが10分間書類探しをしたと仮定しての試算結果です。書類の整理整頓を、日頃から心掛けたいものです。
帳簿書類の保存期間は、次のようになっています。
◎労働者名簿、賃金台帳、その他雇入、解雇、災害補償、賃金等の労働関係に関する
重要書類 ⇒ ３年
◎健康診断個人票 ⇒ ５年
◎現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳等 ⇒ ７年
◎損益計算書、貸借対照表、棚卸表等 ⇒ ７年
◎領収書、小切手帳控、預金通帳、借用書等 ⇒ ７年
◎有価証券受渡計算書、社債申込書等 ⇒ ７年
◎契約書、請求書、見積書等 ⇒ 中小５年、大７年
◎納品書、送り状、貨物受領証、出入庫報告書、検収書等 ⇒ ５年
※「中小法人等」とは、普通法人等のうち事業年度終了時の資本金が１億円以下であるもの等をいいます。
２．ファイリングの基本
ファイリングシステムとは、「書類を有効に活用するために、一定の約束のもとに分類・整理して、保管・保存し、廃棄にいたるまでの一連の管理制度」のことです。
書類には、保管→保存→廃棄というライフサイクルがあります。書類の使用頻度に応じて、的確に保管から保存・廃棄へと流れる仕組みを作り、管理します。
３．整理よければ、すべてよし
書類探しをラクにするためにまず必要なのは、書類サイズの統一や書類戻しの実行です。
書類のサイズがまちまちであれば、同じ場所にファイルしたくても、うまくまとめきれません。
また、たいていの人は書類の検索には全力を尽くしますが、用が済むと適当なところに戻してしまいがちです。
これでは再び同じ書類を検索する際、余計な時間と手間がかかってしまいますし、他のスタッフにも迷惑がかかります。
「書類探しを1日に10分減らすだけでなんと1億円の経費が浮く!?」と言うのは、極端な例えですが、これはオフィスに千人の人間が働いて、それぞれが10分間書類探しをしたと仮定しての試算結果です。書類の整理整頓を、日頃から心掛けたいものです。
投稿者 osaka-genova.co.jp
